Outlook 2007, 2010, 2013, 2016에서 이메일을 보관하는 방법

Microsoft Outlook 사서함을 많이 사용할수록 사서함이 더 커집니다. 생각해 보면 책상 위에 종이가 쌓이는 것과 비슷합니다. 그러나 더미가 너무 커져서 처리해야 할 때 무엇을 할 수 있습니까? 실생활에서는 각 문서를 분류하고 덜 중요한 문서는 버리면서 중요한 문서를 저장하는 데 시간을 할애 할 수 있습니다. 다행히도 Outlook에서 동일한 프로세스를 다시 만들 수 있습니다.

예외없이 모든 Outlook 버전은 보관을 지원합니다. 또한 Outlook에서 항목을 보관할 때 여러 가지 선택 사항이 있습니다. 가장 편리한 방법은 자동 보관을 사용하여 오래된 메시지, 약속 및 작업을 처리하는 것입니다. 이를 수행하는 또 다른 방법은 수동 보관을 사용하여 메시지를 특정 폴더로 이동하는 것입니다. 그러나 가장 빠른 방법은 파일 메뉴 에 있는 아카이브 버튼 을 사용하는 것 입니다.

Outlook은 보관을 위해 삭제할 수없는 기본 폴더를 유지합니다. 이메일을 보관하면 깨끗한 상태를 유지하는 데 도움이되므로받은 편지함을 깔끔하게 유지하면서 오래된 이메일을 더 쉽게 검색 할 수 있습니다.

아래에는 가능한 모든 방법으로 Outlook에서 항목을 보관하는 과정을 안내하는 일련의 가이드가 있습니다. 의 시작하자!

방법 1 : 단일 작업으로 수동으로 메시지 보관

이 방법은 하나 이상의 메시지를 보관 폴더로 이동하는 가장 빠른 방법입니다. 이러한 아카이브 된 파일은 검색 상자를 통해 또는 수동으로 아카이브 폴더로 이동하여 액세스 할 수 있습니다 . 보관 된 항목은 보관 폴더 를 방문하여 모바일 장치에서 볼 수도 있습니다 . 다음은 Outlook 2016에서 항목을 수동으로 보관하는 방법에 대한 빠른 가이드입니다.

  1. Outlook을 열고 받은 편지함 이나 다른 폴더 에서 하나 이상의 메시지를 선택 합니다.
  2. 삭제 그룹 에서 보관 아이콘을 클릭합니다 . 보관 아이콘은 Outlook 2016의 리본에서만 볼 수 있습니다.

    참고 : 당신은 또한 칠 수 백 스페이스 키를 동일한 결과를 얻을 수 있습니다.

  3. 보관 폴더에서 메시지를 찾을 수 있어야 합니다.

    참고 : 보관 폴더는 이전에 사용한 적이 없더라도 자동으로 생성됩니다. 보관 폴더가 보이지 않으면 파일> Office 계정> 업데이트 옵션으로 이동하여 지금 업데이트를 클릭합니다 .

방법 2 : 자동 보관 기능 사용

Outlook에는 자동 보관이라는 항목을 보관할 수있는 자동 기능이 있습니다. 이 기능은 정기적으로 항목을 보관하도록 프로그래밍 할 수 있습니다. 모든 버전의 Outlook은 보관을 지원합니다. 차이점은 Outlook 2010 이상에서는 기본적으로 자동 보관이 해제되어 있다는 것입니다.

자동 보관 이 활성화 된 후 사용자는 보관할 각 폴더에 대한 속성을 설정할 수 있습니다. 이메일을 보관하면 다른 PST 파일로 이동되며 더 이상 기본 PST 파일에서 사용할 수 없습니다. 다음은 자동 보관 활성화 및 사용에 대한 빠른 가이드입니다.

자동 보관을 활성화하고 구성하는 방법

  1. 자동 보관 을 켜려면 파일> 옵션으로 이동합니다 . Outlook 설정 내 에서 고급 탭을 클릭하여 앞으로 가져온 다음 자동 보관 설정 을 클릭 합니다 .

    참고 : Outlook 2007 및 이전 버전에서는 도구> 옵션> 기타 에서 자동 보관 설정을 찾을 수 있습니다 .

  2. 모든 항목이 회색으로 표시된 경우 자동 보관 을 활성화하려면 자동 보관 실행 옆의 확인란을 선택해야합니다 .

  3. 이제 AutoArchive의 작동 방식을 구성 할 차례입니다. 자동 아카이브를 실행할 빈도를 선택하여 시작하십시오. 기본값은 14 일이지만 깨끗하게 유지하려면 2 ~ 6 사이로 설정하십시오.

  4. 자동 보관이 시작되기 전에 알림을 받으려면 자동 보관이 실행되기 전에 확인 옆의 확인란을 선택 합니다 . 자동 보관은 작업을 방해 할 가능성이 있으므로이 옵션을 활성화하는 것이 좋습니다.

  5. 아카이브에 불필요한 이메일이 채워지지 않도록하려면 만료 된 이메일 삭제를 선택한 상태로 두는 것이 좋습니다 . 보관 또는 오래된 항목 삭제 를 비활성화하면 만료 된 메시지 만 완전히 삭제됩니다.

  6. Outlook 내 에서 보관 폴더를 표시 하려면 폴더 목록에 보관 폴더 표시 를 활성화해야 합니다.

  7. 이제 보관을위한 기본 폴더 설정을 지정합니다.
  8. 다음으로 이전 항목 이동 옆의 토글을 활성화하고 찾아보기 를 클릭 하여 항목을 보관할 경로를 설정합니다. 히트 확인을 설정을 확인합니다.

자동 보관을 활성화하고 구성한 후에는 자동 보관 작업이 예정된 시간에 자동으로 수행됩니다. Archives 폴더가 채워지고 있는지 확인하여 작동하는지 확인할 수 있습니다 .

개별 폴더에 대한 자동 보관 속성 구성

자동 보관 기능 구성을 마친 후 각 폴더에 대한 특정 속성을 설정하여 제어 계층을 추가 할 수 있습니다. 지운 편지함 또는 스팸 과 같은 폴더는 기본 이메일 폴더와 다른 자동 보관 속성을 사용하는 것이 일반적 입니다.

참고 : 폴더에 대해 개별 자동 보관 설정을 지정하지 않으면 위에서 구성된 전역 자동 보관 설정이 자동으로 사용됩니다.

다음은 개별 자동 보관 속성을 폴더에 설정하는 방법에 대한 빠른 가이드입니다.

  1. 우선적으로 처리 할 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성을 클릭합니다 .

  2. 자동 보관 탭을 클릭하여 앞으로 가져옵니다. 여기에서이 폴더에만 적용되는 설정을 선택할 수 있습니다.

  3. 이 폴더의 항목 보관 안 함 을 클릭하여이 폴더에 대한 자동 보관을 해제 할 수 있습니다 .

  4. 글로벌 자동 보관 설정을 무시하려면 이 설정을 사용하여이 폴더 보관을 클릭하고 아래에서 수정하십시오. 적용 을 클릭 하여 설정을 확인하십시오.

    참고 : 이러한 설정은이 특정 폴더의 하위 폴더에 적용되지 않습니다. 각각을 수정해야합니다.

방법 3 : 정리 도구를 사용하여 수동으로 이메일 보관

자동화의 열렬한 팬이 아니라면 더 많은 제어를 통해 대량으로 아카이브 할 수있는 중간 솔루션이 있습니다. 이 방법을 사용하면 전체 폴더를 하위 폴더와 함께 보관할 수 있습니다. 자동 보관이 시작될 때까지 기다리지 않으려면 직접 수행하고 저장할 위치를 선택할 수 있습니다. 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.

  1. 파일 탭을 클릭 한 다음 정보 로 이동하여 정리 도구 에서 드롭 다운 메뉴를 확장합니다 . 드롭 다운 메뉴에서 보관 을 선택 합니다.

  2. 이 폴더 및 모든 하위 폴더 보관을 선택  하고 보관할 폴더를 클릭합니다.

  3. 전체 Outlook 데이터를 보관하려면 목록 상단에서 이메일 주소를 클릭하십시오.

  4. 다음 보다 오래된 항목 보관 옆에있는 드롭 다운 메뉴를 사용하여 보관할 항목 의 최신 날짜를 선택합니다. 이 메뉴에서 설정 한 날짜보다 오래된 모든 항목은 보관됩니다.

  5. 자동 보관에 항목 포함 옆의 확인란을 선택하여 이전에 자동 보관에서 제외 된 항목을 보관할 수 있습니다 .

  6. 찾아보기 버튼을 사용 하여 PST 아카이브를 저장할 경로를 설정하십시오. 클릭 확인을 하는 과정을 걷어차 시작합니다.

일부 이메일이 기본 폴더에서 보관 된 pst 파일로 이동된다는 것을 곧 알게 될 것입니다.

참고 : 보관 된 파일은 Outlook에서 폴더로 액세스 할 수 있어야합니다. 어떤 이유로 든 파일 로 이동하지 않고 열기 및 내보내기를  클릭 합니다 . 그런 다음 Outlook 데이터 파일 열기를 클릭하고 보관 위치로 이동 한 다음 확인을 누릅니다 .